اما در کنار سرعت، صرفه جویی در زمان و کاربری آسان، حرفه ای ها باید از اصولی پایه ای در هنگام استفاده از این روش ارتباطی در محیط ها یا موقعیت های کاری آگاه باشند. در این مطلب چند اصل از زبان باربارا پچر، مربی آداب معاشرت و نویسنده کتاب The Essentials Of Business Etiquette نقل شده که مطالعه و به کار گیری آنها توصیه می شود.

۱- شناخت کافی از فردی که قصد دارید با او چت کنید لازمه کار است
در صورتی که فردی را مانند سایر افراد در شبکه های اجتماعی می شناسید و هرگز به صورت مستقیم یا حداقل غیرمستقیم با او صحبت یا ملاقاتی نداشته اید، استفاده از چت برای برقراری تماس صحیح نیست. می توانید برای برقراری تماس از ایمیل استفاده کرده و در آن خود را معرفی و علت تماس را به طور کوتاه شرح دهید.

۲- با سلام و احوالپرسی کوتاه و کسب اجازه شروع کنید
اگر چت را شما شروع کردید، حتماً و همیشه به طرف مقابل سلام داده و از او در مورد اینکه 'آیا الان وقت مناسبی است'، سوال کنید. در غیر این صورت احتمال دارد که شما مزاحم دوست و همکارتان شده باشید. همچنین دقت کنید که بخش احوالپرسی را زیاد کش ندهید و پس از آگاهی از وقت کافی طرف مقابل، موضوع گفتگو را مطرح کنید. در صورت دریافت پاسخ منفی به درخواست وقت، چیزی به دل نگیرید. سعی کنید در موقعیتی بهتر مساله را مطرح کنید.

۳- به شکلی که طرف مقابل برای برقراری ارتباط با سایرین ترجیح می دهد دقت کنید
چت، با وجود مزایایی که در ابتدای مطلب ذکر شد، برای بسیاری از افراد ایجاد مزاحمت می کند. نوتیفیکیشن های نرم افزار پیام رسان و سوالاتی که در هر لحظه از گفتگو ممکن است ذهن مخاطب شما را درگیر کند از عواملی هستند که ممکن است بسیاری از افراد آن را راه مناسبی برای پاسخگویی به دیگران نپندارند. بهتر است خودتان را بسته به خلقیات دیگران با شیوه های برقراری تماس با آنها وفق دهید. چه با همکاران، چه با رئیس تان، چه با مشتریان و چه با سایر افراد.

۴- گفتگو را تا حد امکان کوتاه کنید
بهتر است از چت تنها برای گرفتن پاسخ های کوتاه استفاده کنید. در اغلب اوقات ممکن است تنها طرح یک سوال و پرسیدن نظر یک همکار در محیط چت، وقت زیادی بگیرد. این مورد در خصوص زمانی که گیرنده برای پاسخگویی صرف خواهد کرد نیز صادق است. در این صورت شاید بهتر باشد از ایمیل یا حتی تماس مستقیم تلفنی استفاده کنید تا زمان گفتگو و دریافت پاسخ را کوتاه کنید.

۵- مراقب استفاده کلمات و واژه های اختصاری باشید
همانند پیامک، ممکن است در چت هم از برخی حروف اختصاری به جای واژه یا عبارتی خاص استفاده کنید. مواردی همچون LOL به معنی Lough Out Load و np به جای No Problem و u به جای You. اما بهتر است قبل از استفاده از این حروف اختصاری، مراقب باشید که آن عبارت به اندازه کافی شناخته شده باشد. در غیر این صورت باید مطمئن باشد که طرف مقابل معنی حروفی که استفاده می کنید را می داند.

۶- خبرهای ناخوشایند را با چت به دیگران نرسانید
محیط چت برای آگاهی دادن همکاران در خصوص یک خبر کوتاه مناسب به نظر می رسد. اما بهتر است مواردی همچون کنار گذاشته شدن از یک پروژه و موارد مشابه را از این طریق به دیگران نرسانید. مشخص نیست که طرف مقابل در لحظه دریافت پیام در چه وضعیتی باشد یا آگاهی از آن خبر در آن لحظه چه تاثیری بر او بگذارد.

البته مساله در خصوص خبرهای خوب متفاوت است و ارسال آنها از طریق چت ایراد به حساب نمی آید.

۷- برای به تاخیر انداختن یا لغو قرار ملاقات های حضوری از چت استفاده نکنید
چنانچه به هر دلیلی مجبور به عقب انداختن یا لغو یک قرار ملاقات با همکاران یا مشتریان هستید، استفاده از چت کاملاً خارج از ادب است. مشخص نیست که افراد قبل از رسیدن به جلسه و قرار با شما، کامپیوترشان را مجدداً برای دریافت پیام لغو جلسه از سوی شما چک کنند! بهتر است از تماس تلفنی و یا پیامک استفاده کنید.

۸- مراقب وضعیت افراد باشید
به وضعیتی که افراد در هنگام چت دارند دقت کنید. اگر چراغ کسی قرمز یا نارنجی (به ترتیب Busy و Away) است، مزاحمش نشوید. چرا که پیام شما ممکن است به صورت پاپ-آپ برای او در کامپیوترش ظاهر شود که موجب حواس پرتی یا ایجاد مشکلات ناخوشایند برای همکارتان می شود. همچنین در صورتی که مزاحم شدید و جوابی دریافت نکردید نیز ناراحت نشوید. حرفه ای باشید.

۹- پیام را با واژه ها و عبارات کوتاه به پایان رسانید
در انتهای چت از گیرنده پیام ها تشکر کنید. استفاده از واژه‌های "تشکر"، "سپاس" و "ممنونم" کفایت می کند، اما عدم توجه به این مساله به منزله بی احترامی و البته به این معنی ست که چت احتمالاً هنوز ادامه دارد!